С 1 июля 2021 года вступили в силу изменения в ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ (Федеральный закон от 28.06.2021 № 225-ФЗ), (далее - ГК РФ), на которые стоит обратить внимание службам делопроизводства, а заодно и ИТ-специалистам. В ГК РФ нашла отражение обобщенная практика применения информационных технологий, аудиовидеосвязи и других технических средств (сервисы для видеоконференций, сайты организаций) при проведении дистанционных собраний и заседаний, конечно с учетом соблюдения требований информационной безопасности.

А самое главное – эти изменения законодательно разрешают проведение дистанционных (онлайн) заседаний, которые приравниваются к очной форме присутствия на заседании, поскольку его участники не просто наблюдают за событиями на экране, а имеют возможность активно участвовать в нем: задавать вопросы, обсуждать проекты решений, отстаивать свою позицию, голосовать, настаивать, чтобы мнение или голос «против» был внесен в протокол. Решения дистанционных (онлайн) заседаний рассматриваются как принятые путем голосования на очном заседании коллегиального органа.

Сохранена обязательность письменной формы протокола и отчасти дополнительные реквизиты его текста, заголовочной и оформляющей частей, отражающие современную технологию проведения заседания.

Внесение изменений в ГК РФ направлено на легитимацию уже успешно применяемых и востребованных при дистанционной работе цифровых технологий и «удобств» (например, электронное голосование в информационных системах «Активный гражданин», ГИС ЖКХ, на портале Госуслуг и др.). Изменения распространяются на проведение заседаний любого гражданско-правового сообщества, в том числе:

- на собрания акционеров и участников хозяйственных обществ,

- конференции и съезды ассоциаций и других общественных организаций,

- заседания советов директоров, наблюдательных и попечительских советов, исполнительных органов юридических лиц (правления, комитеты, советы, исполкомы, президиумы)

- и другие случаи, в которых требуется принятие решения коллективами или группами уполномоченных лиц на собраниях и заседаниях.

Что нужно сделать службе делопроизводства

Обратите внимание на то, что в данной ситуации службе делопроизводства стоит принять участие совместно с юридическим отделом во внесении необходимых изменений:

- в устав организации (если органом управления будет принято такое решение) и

- в положения и регламенты работы коллегиальных органов управления.

Изменения касаются:

- «дистанционного» кворума,

- форматов и моделей бюллетеней для заочного голосования (бумажных или электронных),

- формы протокола,

- информационных систем, технических средств и сервисов, применяемых для проведения очной и заочной (или смешанной) форм заседаний каждого коллегиального органа и т.п.

В крайнем случае – служба делопроизводства должна участвовать в согласовании данных изменений, особое внимание обращая на обеспечение сохранности и сроки хранения протоколов и результатов голосования (составляемых как в бумажной, так и в электронной и аудиовизуальной форме). Запись заседаний (электронный оригинал), по нашему мнению, не стоит хранить в облаках соответствующих сервисов для поддержки видеоконференций, его нужно сразу скачивать на компьютер / сервер организации.

К работе привлекаются и ИТ-отделы, которые должны будут обеспечивать проведение каждого заседания, выделяя ответственных сотрудников для подготовки дистанционных (онлайн) заседаний, их технической модерации и поддержки работоспособности информационных систем. На заседаниях должна осуществляться обязательная идентификация участников (логин и пароль в информационной системе или код видеоконференции, ссылка на онлайн-кабинет и пароль доступа, регистрация под реальными именами и при необходимости загрузка фотографий, иногда – демонстрация паспорта на видеокамеру и др.), что также «помогает» осуществлять назначенный для поддержки заседания ИТ-специалист.

 Факт регулирования оформления протокола в ГК РФ имеет место уже не первый год и подчеркивает его статус. Протокол является организационно-распорядительным документом (а не справочно-информационным, как до сих пор считают некоторые руководители и сотрудники организаций). Более того, нарушение правил составления протокола может быть основанием для признания ничтожными зафиксированных в нем коллегиальных решений.

Состав необходимых сведений и способ их оформления в протоколе

Типовой формуляр протокола давно сложился, и требования к нему закреплены, например, в действующих:

- Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.7 и Приложение № 7);

- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (п. 3.34–3.41 и Приложения № 4 и 5);

- Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199 (п. 3.3.10 и Приложение № 9).

 Изменения в Гражданском кодексе РФ скорректировали перечень сведений, которые должны быть отражены в протоколе. Но там нет обязательного исчерпывающего списка сведений и реквизитов (полный состав реквизитов мы по-прежнему берем из типового формуляра протокола, при их оформлении рекомендуем придерживаться уже действующих правил).

ГК РФ скорее уточняет уже сложившийся формуляр и отражает специ­фику документирования коллегиальных решений:

- как для очного, в том числе дистанционного, собрания,

- так и для заочного.

Итак, процитируем новую редакцию ст. 181.2 ГК РФ, Статья 181.2 «Принятие решения собрания» Гражданского кодекса РФ:

1. Решение собрания считается принятым, если за него проголосовало большинство участников собрания и при этом в заседании участвовало не менее пятидесяти процентов от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества (если иное не установлено уставом).

Члены гражданско-правового сообщества могут участвовать в заседании дистанционно с помощью электронных либо иных технических средств, если при этом используются любые способы, позволяющие достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать ему в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать. Такие возможность и способы могут быть установлены законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица.

1.1. Решение собрания может быть принято без проведения заседания (заочное голосование) посредством отправки, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств, не менее чем пятьюдесятью процентами от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества документов, содержащих сведения об их голосовании. При этом решение считается принятым, если за него проголосовало большинство направивших эти документы участников гражданско-правового сообщества.

1.2. Законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица может быть предусмотрено совмещение голосования на заседании и заочного голосования;

 2. При наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение, если иное не установлено единогласно участниками собрания или уставом;

3. Проведение заседания участников гражданско-правового сообщества и результаты голосования на заседании, а также результаты заочного голосования подтверждаются протоколом. Протокол составляется в письменной форме, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств (абзац второй пункта 1 статьи 160), и подписывается в случае проведения заседания председательствующим на заседании и секретарем заседания, а в случае принятия решения в результате заочного голосования – лицами, проводившими подсчет голосов или зафиксировавшими результат подсчета голосов. Гражданским кодексом РФ, законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица может быть предусмотрен иной способ подтверждения проведения заседания участников гражданско-правового сообщества и результатов голосования на заседании, а также результатов заочного голосования (см., например: Форму протокола заочного голосования утверждённую Исполкомом ФНПР 23 ноября 2021 года).

4. В протоколе должны быть указаны:

1) дата и время проведения заседания, место проведения заседания и (или) способ дистанционного участия членов гражданского-правового сообщества в заседании, а в случаях заочного голосования – дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества, и способ отправки этих документов;

2) сведения о лицах, принявших участие в заседании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании;

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов, если подсчет голосов был поручен определенным лицам;

5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;

6) сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если участник гражданско-правового сообщества требует их внести в протокол;

7) сведения о лицах, подписавших протокол.

4.1. При использовании иного способа подтверждения проведения заседания участников гражданско-правового сообщества и результатов голосования на заседании, а также результатов заочного голосования (пункт 3 настоящей статьи) должны обеспечиваться хранение и воспроизведение в неизменном виде сведений, перечисленных в подпунктах 1–6 пункта 4 настоящей статьи.

Таким образом, основные изменения в составе необходимых сведений относятся к тексту протокола, в котором необходимо будет формализовать установленные требования. Напомним, что протоколы должны составляться в письменной форме в статусе бумажного или разрешенного в настоящее время электронного оригинала. И протокол в таком случае должен оформляться как полный и подробный.                                                                      

Источник: Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2021